Konferensbokning

Du som är hyresgäst på Östra Strandgatan 24 eller 26 har möjlighet att boka de konferensrum som finns på Östra Strandgatan 26. Det finns fyra konferensrum placerade i markplan. Dessutom kan matsalen bokas och nyttjas som konferens övriga tider än lunchtid.

Tänk på!
Var god notera att bokningen börjar gälla från det exakta klockslag du bokat. Du kan därför inte ta dig in i konferensrummet innan dess. Konferensrummen bokas per halvtimme och debiteras kvartalsvis i efterskott. Vi kan endast ha en fakturaadress per kund (användare).  

Skapa inloggningsuppgifter för att boka

För att boka ett konferensrum behöver du ha inloggningsuppgifter. Kontakta vår reception så hjälper de dig. Skicka e-post till receptionen@balticgruppen.seOm du är hyresgäst på Strandgatan 24 behöver du även en separat låstagg för att ta dig in i ditt bokade konferensrum, dessa går att kvittera ut på Balticgruppens kontor.  

Så här gör du för att boka konferensrum

Boka via webben – gör så här:
För att boka via webben klicka här (sidan öppnas i nytt fönster). Du loggar in med ditt användarnamn och lösenord.   

Boka via app – gör så här:
Ladda ned appen via Google Play här
Ladda ned appen via App Store här

BOKNING AV STORSITTNINGAR 

Styrelserum Ett, Rum Två och Rum Tre går att boka tillsammans för större sittningar, alternativt Rum Två och Rum Tre för medelstora sittningar. För att boka dessa rum tillsammans behöver du boka upp respektive rum för den tid du vill boka. Kontrollera att alla rummen finns tillgängliga under önskad tid innan du bokar. 

MÖBLERING AV RUMMEN 

Rummen hyrs ut med en standardmöblering där rummen är möblerade för mötessittningar, klicka här för att se konferensrummen. Vill du ha en annan typ av möblering går det att boka möblering av rummen via Norrlands Miljövård. De kommer då ut för att möblera upp rummet/rummen före din bokning och möblerar tillbaka rummen efter nyttjad tid. De debiterar dig per timme. Observera att du behöver boka upp extra tid före och efter mötet för att avsätta tid för Norrlands miljövårds möblering.  

Så här gör du för att boka möblering:  

1. Skicka e-post till maria.stark@nmv.se 

2. Ange i mailet: 
– vilket/vilka rum du har bokat 
– vilken tid mötet börjar och slutar 
– om de ska möblera både före och efter mötet eller bara den ena  
– vilken typ av möblering ni önskar 
– ange faktureringsadressen  

Klart! Tänk på att möblering går endast att boka senast två dagar före tiden för mötet. Du har även möjlighet att boka fika via Norrlands Miljövård. Kontakta dem för mer information.  

Om du inte vill boka rummet med möblering går det självklart att möblera upp rummet själva. Det är då viktigt att se till att rummen möbleras tillbaka till ursprungsmöbleringen eftersom det annars kommer att vara felmöblerat inför kommande bokningar. Eventuella koppar, kaffefläckar och dylikt plockas bort. En straffavgift på 2000 kronor tas ut ifall rummen inte är återställda efter nyttjad tid.  

WI-FI I KONFERENSRUMMEN 

Det finns ett trådlöst nätverk installerat i konferensrummen som går att nyttja i samband med konferenser. Lösenordet kommer att uppdateras kontinuerligt. Användarnamn och lösenord finns även anslagna i konferensrummen.  

Användarnamn: CampusXGuest 
Lösenord: AntoniGaudi 

ORDNING OCH REDA 

Var och en ansvarar för att bord och stolar ställs i ordning efter att rummet är nyttjat. Eventuella kaffefläckar och dylikt torkas bort. Tänk på att det kan vara du som nästa gång har bokat ett möte med en viktig kund och vill mötas av ett rent konferensrum. 

VIKVÄGGAR 

Vikväggarna mellan konferensrummen öppnas genom att modul efter modul lossas med hjälp av att veven placeras i hålet på gaveln av varje modul. En tätningslist vevas upp från golvet så att modulen går att styra längs skenan. Modulerna parkeras längs yttervägg. När väggen ska stängas upprepas proceduren i motsatt ordning. Var noga med att varje modul skjuts så långt mot korridoren som möjligt och att varje modul låses fast mot golvet ordentligt. Det är först när modulerna låses fast mot golv och tak som väggen blir ljudtät. 

Glasväggen i köket får endast öppnas och stängas av Balticgruppens personal. Den ska som regel hållas stängd men behöver du vid event eller liknande öppna upp dem får du kontakta Balticgruppens reception. Detta eftersom den vid felhantering kan gå sönder. 

Köksutrustning

Köket är utrustat med bland annat porslin, bestick, skärbrädor och mikrovågsugnar, vilket kan nyttjas vid konferensrumsbokningar. Balticgruppen har anlitat ett städbolag för att hålla efter i matsalen. Det anlitade städbolaget städar undan och startar diskmaskinerna dagligen. Det är dock varje hyresgästs ansvar att städa undan efter sig, plocka in i diskmaskinerna och starta maskinen när den är full. Det är även hyresgästernas gemensamma ansvar att tömma diskmaskinerna om de är klara. Instruktioner om hur diskmaskinerna fungerar finns i köket.